A digitalização permite o acesso online de conteúdo e a distribuição dos documentos certos para as pessoas certas em qualquer hora ou lugar.
Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital, através de avançadas maquinas e softwares. Esse método facilita o acesso aos documentos da empresa, pois além de saber onde eles estão armazenados, também estarão disponíveis em formato um digital. Além disso, a tecnologia permite que você consulte as informações de forma ágil, prática e eficiente. Deixando seus documentos organizados e seguros, seja por ordem de importância ou qualquer outra denominação que você desejar.
Além de permitir que a dinâmica das empresas seja transformada e gere maiores resultados, a digitalização de documentos é bem simples de ser feita. Confira quais são os processos necessários:
- Preparação: Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização, bem como a higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner;
- Digitalização: Em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos, de acordo com as especificações determinadas pelo projeto;
- Armazenamento: As imagens e dados são migrados para o Software GED, possibilitando o acesso aos documentos sempre que necessário.
No software de gestão de documentos digitalizados o administrador pode:
- acessar informações;
- permitir que pessoas tenham acesso a determinados documentos;
- modificar ou autorizar a modificação de conteúdo;
- realizar assinaturas digitais nos documentos;
- organizar os dados de acordo com o padrão organizacional da empresa.
Através da digitalização de documentos, a empresa torna o processo de gestão de documentos mais rápido e eficaz, melhorando a qualidade do seu trabalho diante de diretores, colaboradores, fornecedores e clientes. Conheça as soluções mostQI, baseada em tecnologia de Inteligência Artificial, a solução mostQI foi desenvolvida para receber e analisar qualquer tipo de imagem (documentos e selfies), seja para abertura de contas, financiamento de casa própria, compra e aluguel de veículos, dentre outros.
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