O trabalho remoto implantado durante o início da pandemia da COVID-19, continua sendo a realidade de diversas empresas, mesmo após algumas flexibilizações. Portanto, essa modalidade deixou de ser uma realidade apenas das empresas “moderninhas” e passou a ser cada vez mais aceita e aprimorada em inúmeras companhias, entregando aos funcionários a infraestrutura necessária para trabalharem em suas próprias casas.
A organização necessária para isso inclui alguns processos, e um dos mais importantes é a criação de uma estrutura que permita à equipe acessar, compartilhar e gerenciar documentos de forma segura e monitorada para que informações sensíveis e sigilosas não sejam vazadas.
Além da segurança, outros fatores impactam nos negócios, como uma eficiente estratégia de gestão de documentos. Confira alguns benefícios:
- Digitalização: Utilizar documentos em papel dificulta o acesso para os cooperados em home office, uma solução para essa gestão de documentos é a implementação de uma estratégia a partir da digitalização de documentos físicos.
- Controle de custos: Com o trabalho remoto, todos os processos que eram realizados dentro da empresa precisam estar disponíveis online. Como o trabalho passa a ser digital, torna-se mais fácil monitorar e articular métodos e, com a automação de processos, relatórios podem ser gerados mais facilmente para otimizar esse trabalho.
- Comunicação: Manter uma comunicação eficaz durante o período de home office é essencial para qualquer trabalho, tanto para gerir as demandas quanto para manter a união e produção da equipe que está em casa. A solução de gestão de documentos também precisa responder a essa questão, incluindo recursos que permitam o compartilhamento de dados, troca de mensagens e inclusão de comentários, por exemplo.
- Prevenção de desastres: Neste período, é necessária uma atenção redobrada da equipe de TI para garantir a segurança das informações da empresa. Considerando o aumento do número de usuários conectados em sistemas, pode ser preciso contar com uma solução de armazenagem específica para gerenciar esses dados. Assim, a solução de gestão de documentos precisa estar preparada para oferecer possibilidades de gerenciamento de backup que se adequem a essa nova realidade.
- Segurança: É essencial para garantir o sucesso do trabalho remoto e o futuro da instituição. A empresa precisa fornecer aos seus colaboradores recursos de monitoramento dos sistemas utilizados, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acessos aos dados e que estejam seguindo as políticas de segurança estipuladas.
